今天想跟各位外贸人分享一下关于邮箱的问题，分为三个方面：企业邮箱简介、群发邮件如何设置和如何防止或者早日察觉你的邮箱被骗子盗号。
什么是企业邮箱
不管你是一家外贸公司，还是在工厂的国际贸易部，或者你是一个做外贸的个人SOHO，我都建议大家最好能够有一个代表自己企业的官方企业邮箱，而不是用自己的个人账户去给客户沟通联系。
企业邮箱就是以你们公司的官方网站的网址的域名为后缀的邮箱，比方说小红书的所有的官方合作邮箱全部都是xxx@xiaohongshu.com这样的格式，客户就会感觉你们公司非常正规，他不是在跟一个个人在联系，跟你联系起来也会非常的放心。
企业邮箱大家可以去邮箱服务平台去购买，费用大概是从几百块钱到几千块钱每一年不等，会根据你所使用的邮箱的账户数是多少（就是员工账号有多少个）、个人空间是多少、邮箱使用的哪些功能，价格会有所不一样。购买了之后，就将这个邮箱解析绑定到你的域名上，你就可以使用了。
还有一些邮箱服务平台会给新人用户提供免费的企业邮箱可以领，比方说像万网，你就可以去领一个免费的商务礼包，这个商务礼包里面的企业邮箱功能你可以设置50个员工账号，每一个员工账号有5GB的容量。像这种免费的邮箱它可能没有一些高级的功能，比方说像监控监管功能，但是它有正常的收发功能，就是邮件的收发功能。如果你作为一个个人SOHO的外贸人，或者是一个你刚刚创业的外贸公司，像这种免费的企业邮箱就已经足够你使用了。
群发邮件设置
像我们外贸人有的时候需要给客户发开发信，或者是发春节祝福，或者是我们的放假通知等之类的邮件，那客户太多，如果一个一个的给客户发是非常麻烦的，这个时候我们就只能群发邮件。
但是我们群发邮件的时候，如果将我们所有的客户的邮箱全部都放到收件栏或者是抄送栏的话，那么客户在收到你邮件的时候他也能看到你所有客户的联系方式，这样会给人感觉非常的不好，认为你不是单独发给我的，非常的不尊重。还有就是，客户看到这封邮件是群发的话，他可能就会觉得群发的邮件是没有必要看的，他就直接删掉了。
有的时候你会说那我就全部发到密送里面。但是放到密送里面会有一个什么问题，就是客户在收到邮件的时候，在收件人那一栏里面是空的，就是他看不到收件人，包括他自己的邮箱他也看不到，所以客户就会认为这是一个诈骗邮件，他也可能会直接删掉不看。
那我们在群发邮件的时候我们就需要用到一个功能，叫做邮件分别发送的功能，很多邮箱的服务软件都有这样的功能，比方说foxmail就可以设置邮件分别发送，这样你在发件人里面或者是操作栏里面，不管你写多少个客户的邮箱，客户在收到的时候，他收到的邮箱的收件人永远就只有他一个。
如何防止邮箱被盗号
其实有一点外贸工作经验的人都知道，在我们外贸行业里面，邮箱被盗是经常发生的，而且你往往都不知道你自己的邮箱什么时候被盗的，等你知道你的邮箱被盗的时候呢，已经晚了，因为你的客户很可能就已经将钱款会给骗子了。
那如何避免你的邮箱被盗，导致客户将货款汇给了骗子而你收不到货款的情况呢？我给大家两个建议，大家可以去参考一下，尽量的去避免你的邮箱被盗。
1.查日志
其实大部分的企业邮箱，它的网页版里面都有一个日志查询的功能。你可以时不时的去登录一下你邮箱的网页版，然后找到这个日志查询，看一下最近的登录日志，这个登录日志里面有哪一天你的邮箱在哪一个地方登录过。如果你发现你的邮箱有在别的城市或者是异地登录过的话，那么你就赶紧修改你的邮箱密码，因为你的邮箱很可能就已经被盗了。
往往到你邮箱账号的那些骗子，他是不会给你去修改账号密码的，你也能正常的登录。但是一旦等你发给客户PI或者是合同的时候，需要客户付款的时候，他就会将你的这一封邮件给截住，将你PI或者是合同里面的银行账号给修改掉，等你客户收到的时候，他的那个银行账号就已经是骗子的银行账号了，客户就会将款汇给了骗子。
所以，你一旦发现你的邮箱在异地登录过的话，如果不是你登录的，你就立即去修改你的邮箱密码。
还有一些邮箱它可能包含有高级功能，比方说每一次异地登录的时候，他都会给你的手机发通知短信，或者说给你的邮箱发通知短信，那每一次看到这样的通知短信的时候，你也需要去修改你的密码。
那如果你的企业邮箱没有这种日志查询功能的话，你最好定期去修改密码，这样也可以稍微防止一些。
2.二次确认
这是我从一家法国公司那里学来的，今天也给大家讲一讲这个故事，以及将这个方法告诉大家，大家可以借鉴一下。
那年我们去法国要参加一个展会，当时我没有跟国内的那些代理商定展位，因为我觉得国内的代理商定的展位基本上那一个区域都是中国的区域，那我想要我们公司的展位更好，所以我就联系了那个展会的法国的主办方，然后直接去跟主办方定的展位。
当时我跟主办方确认好了所有的信息之后，他们的销售员就给我发来了邮件，就是他们的合同，然后需要我付款了嘛。当时，我收到的邮件是这样子的，那个销售员给我发了一封邮件，告诉我说附件内是我们确认好的展位的合同以及他们的账户信息，如果没有问题的话，让我们安排付款。然后他还告诉我，同时他们的系统财务邮件也会将这个合同发给我一次，然后叫我确认无误之后再给他们付款。
在收到销售员的邮件的同时，我也收到了另外一封来自于他们系统财务的邮件。系统财务的邮件附件里面是那份合同，内容写的是“这是一封系统邮件，附件内是贵公司跟我们签订的展位合同，让我确认无误之后可以安排付款，如果有任何问题，可以联系销售员谁谁谁（附上销售员的邮箱），此封邮件不必回”。
就因为这个这个事例我突然有了一个灵感，我知道我下一次可以怎样去预防骗子盗取我们的账户，导致我们的客户将款汇给骗子。后来，我就给我们公司设立了一个专门给客户发PI和合同的一个财务系统邮箱的企业账号。
在那之后，我们公司的每一个业务员，在给客户发出PI和合同的时候，我们也同时会用这个财务系统邮件给客户发出一封系统邮件，贴上合同或者是PI。这样，客户就可以同时收到两封邮件，一封来自业务员，一封来自系统邮件，他就可以将两封邮件的PI对比。万一业务员的账号被盗，里面的银行账号是骗子的银行账号的话，客户也会发现不对劲，就会防止客户将货款汇给了骗子，导致客户被骗，也导致我们的货款收不到。
大家也可以去参考一下这个方法，给你们公司专门设立一个财务系统邮箱，然后每一次给客户发PI或者是合同或涉及到钱款的邮件的时候，同时也用系统财务邮箱给客户发一封提醒邮件，让客户防止被骗等。