一份好的报价单能够让客户了解所有他想了解的信息，是我们与客户开启贸易成交的第一步，也可以说是我们给客户的第一印象。订单能不能成交，报价单起着非常重要的作用。
制作报价单的注意事项
报价单里需要包含哪些要素呢？如何才能制作一份好的报价单呢？
首先，无论报价单里面的内容是什么，报价单的格式一定要美观清爽、字体大小合式，让人一看就觉得非常的舒服。
其次，报价单的内容一定要尽量丰满，不要挤牙膏似的报价，客户问你一个问题你就在报价单里面写上一个问题，没有问但却是成交中必须要写的要素你就没有写，这种挤牙膏似的报价是非常的令人讨厌的，而且也浪费了来往交流的时间，说不定在你浪费的这段时间里面，客户已经与另外一个供应商谈好订单了。
报价单需要包含的信息
1、抬头：一般顶部都是卖方也就是供应商的信息和抬头，最好这个信息里面要带上公司的logo，因为很多时候客户会和很多不同的商家去询价，中国公司的名称就像我们中国人记老外的名字一样，会让老外觉得非常的难记，而如果你的报价单里面的logo非常清晰的话，客户不一定记得你公司的名字，但是可能会想得起来，你公司的logo是什么。
2、联系方式：一定要写的完整和正确，包括你的手机号、WhatsApp号、邮箱等等各种联系方式，方便客户能够找到你。有时候客户在询价时和你联系的那个人不一定是采购，可能是那个公司的老板，也有可能是那个公司的技术部负责人，他在收到了报价单之后，会将报价单再转给他们公司的采购，他们公司的采购就可以通过这些联系信息联系到你，不要让他联系不到。
3、客户的信息：一般是To某某某公司或者是某某某人，最好也将客户的联系信息写完整，这样以便你日后在整理报价单的时候，可以通过报价单就直接联系客户，而不需要你看到报价单的时候，再通过邮箱或者是手机再去找客户的邮箱地址或者是手机号，这样很麻烦。
4、报价日期和报价有效期：有时候客户在询了价之后，过了很长一段时间才来下订单。如果你的报价单里面没有写报价有效期，但客户下单的时候价格有了变化，再跟他说价格变化了是不太好的，而如果你写了报价有效期，至少客户还是可以理解的。
5、产品的编号：有些人不在报价单里面写产品编号，而往往候客户询价询好多种产品，那么他在跟你谈论某一个产品的时候，他提到这个产品的名称或者是型号会不太方便，但他就直接说报价单里面的第XX项怎么怎么样，会更加的方便一点。
6、产品的描述：要包括产品的名称、型号、规格、指标、颜色等等，如果产品是以某一个指标来区分价格的，那么可以将这一个指标单列一行。
7、产品的图片：最好是给产品附上图片，以便客户清楚的通过图片就能知道这个产品是什么。但是，图片的尺寸在做报价单之前一定要编辑一下，不要太大，否则的话会造成报价单的尺寸过大。
8、报价的数量：或者是报价的最小起订量。
9、产品的单价：一般是保留两位小数来报价，标明报价的币种以及报价的单位，比如说2.52美金/每米。
10、单项产品的总价。
11、所有项目产品累计的总价：关于这一点，我顺便讲一个案例。之前我们公司有一个业务员，他每一次给客户传报价单的时候，总是不写项目的总价，然后有一天我看到了他的这个报价单，我就问他为什么不写总价？他说每一次给客户报价他都有好几个项目，然后报价都是通过Excel表给他传的，他想要知道总价的话，他拉一下就好了。我对他说，不是每一个客户Excel都使用的好的。再说了，有时候客户看报价有可能是通过手机看的，那他拉一下是拉不了的。
有的时候我们跟客户的成交，不一定是因为跟别人比拼价格，或者是比拼产品质量，或者是比拼产品的某一个要素，而是比拼服务，那么服务体现在哪里？服务体现在各个小细节方面，所以能够让客户觉得方便的地方，尽量让客户方便。
12、报价是基于什么成交方式：比如FOB、CIF、EXW等等。
13、付款方式：比如30%预付，70%发货前付清，或者信用证等等。
14、包装：产品提供什么样的免费包装，或者是什么样的包装，收多少钱的费用。
15、样品提供情况：产品是否提供样品，样品是否收费，或者样品免费收取运费等等，条款写清楚。
16、其他与产品相关的信息：产品的信息尽量写的全一点，如果规格指标过于复杂的话，可以另以附件的形式发给客户，比如说一些电子仪器仪表、科学设备、机械等等，它肯定有技术指标，这个指标在报价单里面是写不下的，那就另以附件的形式发给客户。
一份好的报价一定要站在客户的角度去考虑问题，客户想要知道什么信息，或者是你想让客户知道什么信息，都要在报价单里面写的明白。
报价单的格式
关于给客户发的报价单的格式，一般建议给客户发的报价单最好是PDF的格式，因为PDF的格式无论是在电脑上还是在手机上显示，它都不会乱码。比如说你在电脑上是使用Excel来制作的报价单，然后你给客户传的Excel的格式，而客户是使用手机来阅读你的报价单的，比如说苹果手机在打开Excel的时候，它的表格里面的格式完全是乱的，这样就会给人看的时候非常的不方便。
如果客户要求你给他传word或者是Excel格式的话，你再单独的给他传word或者是Excel的格式，因为有些客户可能收到你的报价单之后，他方便复制里面的内容，直接制作合同，或者是复制里面的内容再报价给他的客户。