PI全称Proforma Invoice，中文意思是形式发票。在客户确认了订单之后，供应商需要给客户出具一个形式发票，也叫预开发票。双方根据PI来签订购买合同，或者是客户直接签署PI，凭借PI去银行安排预付款。
在实际操作中，PI经常起到代替合同的作用。它既可以作为数量化、价格化的报价，也可以作为客户的订单确认。我们经常能遇到一些客户他还没有询价，就直接让我们做PI，这个时候他就把PI当做是报价单来使用。还有一些客户在签署了PI之后，就不再签合同了，他直接凭PI办理付款或者开立信用证，这个时候PI就起到了合同动的作用。
PI没有固定的格式，供应商可以根据自己的制单习惯来制作一个PI。同一个公司最好所有的业务员都使用同一个PI模板，当然了不止PI的模板，包括报价单、合同、CR、PL等等这些文件，最好都有一个统一的模板。
PI应包含的内容
第一，卖方（供应商）的抬头，包括公司的名称、地址、联系方式等等。
第二，买方的信息，包括公司名称、联系人、地址等等。有的时候，有一些客户他可能还会让你写上他的税号。
第三，订单的贸易条款，也就是成交方式，是FOB、CIF、EXW还是其他的成交方式。
第四，价格条款，也就是付款方式，要写明是T/T付款，还是信用证付款等等。
第五，供应商的银行账户信息，包括银行的名称，银行的收款账户名（也就是公司名称），银行的收款账号，地址，Swift号码等等。
第六，交货期或者是装运期。
第七，货物的运输方式，是海运、空运还是陆运。
第八，货物出运的港口，目的地港口。
第九，货物的描述，货物的品名、规格、型号、数量、价格、总价等等。
第十，其他双方约定的关于订单的事项。
客户在确认了订单并且PI经双方签字盖章之后，这份PI就起到了代替合同的法律效应。有部分客户可能是在开具了PI之后还让我们制作一份购买合同，但是大部分的客户他在签署了PI之后就等于签署了订单了，他就可以根据PI中的付款条件凭借PI去银行办理付款，或者是开立信用证等等事务。
关于PI常见的误区
有很多的业务员在客户确立了订单之后，就直接给客户传PI，告诉他附件内是PI请查收，然后就等着。过了一段时间之后他就会想“客户怎么老是不安排付款呢”？他就邮件过去问客户，你的款安排了没有？客户收到邮件的时候可能会一脸懵，因为有一些客户他可能是做外贸不久，或者是刚刚才开始做进出口的生意，他对这些流程也并不是非常的熟悉，他在收到了PI之后，看见了PI也回签了，接着他就不知道做什么了。业务员也以为，在客户回签了PI之后就是确认订单，客户会去自己安排付款了。但是事实上，很多客户在签署了PI之后，他确实是确认了订单，但是他却不知道他要安排付款了。
这种情况我们遇到很多次。所以，在给客户传PI的同时，要告诉客户附件内是订单的PI，请签字回传，并安排支付预付款，收到预付款之后我们再安排生产，等你的款项付出来，烦请给我们银行水单，以便我们确认收款。要告诉客户这样的信息，客户才会知道他下一步该做什么。
那些经常做进出口的客户是知道这些流程的，对于那些新的采购、新的客户，他真的不一定知道流程是什么。所以我们在给客户传信息的时候，一定要将我们的信息表达清楚。
我还遇到一些业务员，在他的概念里面做PI就是确认订单了。有的时候他收到一封客户的来信，这个客户是他刚刚联系的，连价格都还没有报过，客户就直接给他一个产品并让他做PI。这个业务员就会觉得好奇怪，他就跑过来问我说，这个客户我还没给他报价他就让我传PI，这是要下订单了的意思吗？
其实，客户的意思是他将这个PI直接当做报价单来使，我们就直接给他做一个PI过去就行了。不要以为收到了PI就是确认订单，然后就等着付款了。所以，PI的作用也不只是确认订单的意思。