今天来聊一聊出口退税备案单证的电子化。为什么要讲这个问题呢？因为已经进行备案单证电子化和即将进行出口退税备案单证电子化的地区和企业，很多老板甚至会计都弄不清楚，甚至出现误解，导致在实际操作中犯错。
为什么要进行单证备案
我们先来看一个文件，国家税务总局公告2022第9号《关于进一步便利出口退税办理促进外贸平稳发展有关事项的公告》。在这个文件里面，对出口退税单证备案做了严格的规定，如果你没有做单证备案，税务局查到以后，它会降低你的出口企业分类管理的等级，说不定退给你的税他也会要回去，甚至可能会涉及到罚款。
这个文件是从2022年的5月1号开始执行的。文件规定，每一家出口企业在办理退税后的15天之内，必须要做单证备案，如果你不做单证备案，那就仅仅是出口免税不退税，退回给企业的税要还回去的。
单证备案的形式有三种：纸质化、影像化和数字化。不管是哪一个「化」，你的退税单证备案要有一个目录，在目录上要指定存放的地点，保管期限是五年。
这个文件要求是非常严格的！
深圳在这一块走在了全国的前列，在出口单证备案电子化方面是全国首家。在2022年8月23号，深圳市税务局同深圳市商务局举行的一个发布会，正式上线全国首个由税务部门和地方政府共同建设的出口退税备案单证电子化系统，它实际上是一个云软件，一个云系统。这个系统是通过深圳的企业登录深圳的单一窗口来实现。在不久的将来，其他地方的税务机关也会陆续出台跟深圳差不多的出口退税备案单证电子化系统，因为这个很方便的，查询也很方便。
单证备案纸质资料怎么保存
既然出口退税备案单证都电子化了，所有的信息都是电子化信息，都存在这个系统里了，我有账号密码可以登录，那我单证备案的纸质的资料可以销毁吗？我可以不要吗？
有些会计误以为把退税的单证拍照或者是录成影像，上传到出口退税备案电子系统后，纸质的资料就可以不要了。
这种理解是错误的！
国家税务局公告2022第9号文件有这样的要求：当税务局检查你的备案单证的时候，他要求你将数字化的备案单证要转化为纸质的单证，并且要在纸质的单证上签字盖章，并声明与源数据保持一致。那你的源数据在哪呢？你的源数据就是你要备案的那个纸质的单证，比如说出口报关单、提单、委托报关协议、委托报关的付款水单，包括你的物流、合同、物流的运输清单、物流的发票和物流的水单，这些都是要做单证备案的。你把它弄成了数字化备案单证以后，它的原件、源数据你还是要保存的。
所以，不只是深圳的企业要注意这个问题，即将要做数字化单证备案的地区也要注意这个问题。